Communicatie, we denken vaak dat het heel eenvoudig is…

Tijdens de afgelopen raadsvergadering heb ik namens Gemeentebelang vragen gesteld over de communicatie vanuit de Gemeente. Maar ook over de afhandeling van inkomende post en hoe de gemeente omgaat met het bevestigen van ontvangen brieven en mails.

Aanleiding hiervoor was de communicatie rondom de mogelijke komst van een groot aantal arbeidsmigranten in Hotel De Foreesten. Ik werd en wordt hierover geregeld aangesproken en namens Gemeentebelang heb ik begin januari schriftelijke vragen aan het college gesteld over deze kwestie. Door de wethouder werd er weinig gecommuniceerd en de onzekerheid in Vierhouten groeide met de dag. Gelukkig kwam in er de raadsvergadering van 28 januari antwoord op de meeste vragen maar dit neemt niet weg dat de beperkte communicatie naar de inwoners van Vierhouten heel wat onrust heeft veroorzaakt.

Er is mij opgevallen dat er veel brieven over dit onderwerp vanuit Vierhouten verstuurd waren naar de gemeente ter attentie van het college en de leden van de raad. Echter deze brieven bereikten de leden van de raad niet. Uit navraag bleek dat deze brieven opgenomen werden bij de ingekomen stukken voor de eerstvolgende raadsvergadering (in dit geval eind februari)  Deze werkwijze schijnt jaren geleden te zijn afgesproken met de toenmalige raadsleden. Helaas mij maar ook vele collega raadsleden onbekend.  Wij vinden het echter wel bijzonder dat als iemand een brief schrijft  aan college en raad, deze brieven in sommige gevallen pas over een maand onder ogen van de geadresseerden komen. Deze werkwijze heeft tot gevolg dat inwoners zich niet gehoord voelen.

Tevens bereikten ons  geluiden  dat er een bepaalde willekeur bleek uit het versturen van ontvangstbevestigingen. Sommigen kregen direct een ontvangstbevestiging, anderen een week later, anderen weer later….. of niet .

Als portefeuille houder van deze materie antwoorde Burgemeester Van de Weerd dat met ingang van  februari een  nieuwe teammanager Dienstverlening in dienst ging treden die als één van de speerpunten heeft het proces van afhandeling van brieven aan het college de komende tijd gaat stroomlijnen.

Verder wordt op korte termijn de wijze van afhandeling van brieven aan de raad tegen het licht gehouden. En wordt er op verzoek van de fractieleiders een  klankbordgroep ingericht die de nieuwe teamleider gaat ondersteunen.

Communicatie, we denken vaak dat het heel eenvoudig is, toch kan er gemakkelijk iets mis gaan. 

Gemeentebelang houdt de komende tijd de vinger aan de pols.

Ans Pluim